Carlos Eugênio, pró-reitor adjunto de Administração e presidente da CPAD/Foto: Assecom/Ufersa
A Universidade federal Rural do Semi-Árido vai eliminar nos próximos 30 dias cerca de 300 Gigabytes de documentos sob a guarda da SUTIC. Trata-se de documentos relacionados a provas, exames, trabalhos (inclusive verificações suplementares), de alunos de graduação dos anos (2010-2019), que de acordo com a legislação vigente, deverão ser guardados por 01 (um) ano, após o registro das notas.
Segundo o pró-reitor adjunto de Administração, Carlos Eugênio, para realizar esse trabalho, a Universidade segue regulamentação estabelecida pela Resolução 40/2014, atualizada pela Resolução 44/2020, ambas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), bem como em atendimento ao Decreto nº 4.073/2002, atualizado pelo Decreto nº 10.148/2019. A eliminação é coordenada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) regulamentada na universidade pelo Consuni.
Segundo Carlos Eugênio que também é presidente da CPAD, esse é um momento histórico para instituição. “Pela primeira vez esse ato administrativo é realizado de forma totalmente transparente e seguindo todas as normativas institucionais, cumprindo as obrigatoriedades em todas as etapas para a correta eliminação de documentos, contemplando os prazos de guarda, de descarte e de preservação”, pontuou.
Metodologia – Todo o processo é resultado de uma avaliação documental conjunta, ou seja, entre a unidade demandante e a CPAD. A unidade realiza o levantamento da documentação sob orientação da CPAD e, em reunião oficial entre os membros da Comissão, é analisada a temporariedade dos documentos descritos na Lista de Eliminação de Documentos (LED), considerando o que preceitua as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos das Instituições Federais de Ensino. A decisão é registrada em Ata.
Após as devidas assinaturas da LED é aberto processo administrativo e publicado no DOU o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, para que após 30 dias, caso não haja interesse de algum cidadão por algum dos documentos contemplados no termo de eliminação, a documentação pode ser descartada.